15 astuces pour gérer sa boite mail comme un pro

Qui peut vivre sans boite mail aujourd’hui ? Que ce soit pour commander vos produits préférés, communiquer avec des proches, suivre l’activité de votre club de sport favori ou pour bosser, les mails font partie du quotidien.

Mais, tout outil peut se retourner contre vous et la messagerie web en est le parfait exemple. Il y a un an, je discutais avec un créateur d’agence web et quand je lui ai demandé quel était son travail, il m’a répondu avec ironie « je réponds à des mails ».

C’est un sentiment partagé par beaucoup de personnes évoluant dans les métiers du web, mais pas seulement.

Pour pouvoir augmenter votre productivité et réduire le stress de la boite de messagerie pleine, vous devez mettre en place une méthodologie claire.

Ne la sous-estimez pas. Essayez-la et vous verrez de grandes différences dans votre façon de travailler !

Voici 15 astuces à tester dès que possible.

Ne mélangez pas votre boîte perso et votre boîte pro

C’est la principale erreur que j’ai commise au début de mon activité professionnelle : utiliser la même adresse pour les mails personnels et professionnels.

Les mails personnels peuvent être vos communications avec des proches, vos commandes en ligne, vos inscriptions aux newsletters commerciales…

En mélangeant ces deux boîtes, vous avez :

• Une plus grande difficulté pour organiser votre boite mail ;
• La faculté à vous déconcentrer pendant le travail (ex : vous traitez des mails de clients et tombez sur un mail de vos parents) ;
• L’impossibilité de couper vraiment du travail (ex : vous vérifiez le week-end l’expédition d’une commande et voyez un fameux mail « [URGENT] » d’un client…).

Avec une messagerie comme Gmail, vous pouvez switcher en un clic d’adresse de messagerie. Vous n’avez aucune excuse pour ne pas dissocier perso et pro !

Ayez plusieurs adresses selon les projets

Et si vous alliez encore plus loin en découpant des adresses mail selon les projets ?

Je suis désormais un fan de cette méthode. J’utilise un mail pour le perso, un mail pour la gestion de mes sites internet, un mail pour la gestion des mes autres activités professionnelles. Cela facilite le respect de votre planning. Pour mieux comprendre, je vous donne un exemple concret.

Vous avez 3 gros projets professionnels en cours : vous donnez des cours dans une université, vous gérez une petite agence immobilière et vous écrivez un livre sur l’immobilier. Faites une adresse de messagerie pour chaque projet.

Le jour de votre planning dédié aux cours, vous ouvrez uniquement la première adresse, voire la seconde le soir si vous avez réellement du temps pour répondre aux demandes pros.

Quant au mail créé pour le livre, qui contient des messages de vos éditeurs et collaborateurs, vous l’ouvrez uniquement quand vous avez du temps pour écrire ou réfléchir au sujet.

Cela évite de passer votre temps à switcher d’un sujet à l’autre sans être vraiment productif.

Atteignez votre messagerie en un clic

Conseil pratique et simple : votre boite mail doit s’atteindre en un clic. Mettez l’adresse en favori.

De mon côté, je cherche tout via Gmail et ai délaissé petit à petit mon Outlook. En quelques secondes, je vois mes mails et change d’adresse de messagerie à consulter.

Créez des dossiers et archivez

Quand je vois le nombre de personnes utilisant quotidiennement leur boite mail et qui ont 2/3 dossiers vagues, j’ai de la peine pour eux.

Plus vous créez des dossiers spécifiques, plus vous retrouvez facilement vos communications.

Je suis un adepte du :

• dossier = type d’interlocuteur
• sous-dossier = un interlocuteur

Exemple :

• Clients
  • Client Dupont
  • Client Martin
  • …
• Administration
  • Urssaf
  • Impôts
  • …

Dès que vous avez répondu à un mail, archivez-le dans un dossier. Cela évite l’encombrement de votre boîte de réception.

Vérifier la boite quelques fois par jour seulement

Je rencontre encore de grandes difficultés pour respecter cette règle et pourtant, quand je l’applique, ma productivité augmente considérablement.

Cela ne sert à rien de consulter votre boite mail cent fois par jour. Vous perdez du temps et c’est souvent un réflexe de procrastinateur. Vous n’osez pas faire la tâche prévue et allez sur votre messagerie en espérant de la nouveauté.

Le mieux est de se fixer des heures de consultation des mails. La fréquence dépend de votre travail, mais une consultation par heure me paraît un grand maximum. De mon côté, j’ai choisi de regarder mes mails à 8h30 (quand je commence à travailler), à 13h (heure de la reprise) et à 18h (en fin de journée, pour voir si mon planning prévu pour le lendemain est toujours possible).

Je ne respecte pas toujours ces trois seuls horaires, mais je progresse !

Ne la consultez pas en dehors des heures de travail

Le soir avec des amis, durant les vacances en famille ou constamment durant votre lecture, vous vérifiez frénétiquement votre messagerie. Ce réflexe pollue beaucoup de quotidiens et je l’ai longtemps eu.

Stoppez ! C’est impératif. Bien souvent, vous ne réglez même pas les problèmes lus sur les mails, mais les stockez dans votre cerveau inutilement et vous retrouvez dans l’incapacité de profiter du moment présent.

En dissociant bien l’adresse perso et l’adresse perso, vous vous simplifiez grandement la tâche. Autre astuce, enlevez l’accès aux mails sur votre téléphone personnel. C’est toujours plus facile de se mettre au régime quand il n’y a pas de barre chocolatée dans votre poche…

Décrochez vraiment de votre message et apprenez à réellement souffer !

Répondez directement selon la règle des 2 minutes

Consulter vos mails et les traiter sont deux choses différentes. Il est paradoxal de voir le nombre de personnes regardant frénétiquement leur messagerie et qui mettent pourtant plusieurs jours pour répondre au moindre message.

Fixez-vous la règle des 2 minutes. Si un message peut être répondu en moins de 2 minutes, faites-le.

Et si vous pensez immédiatement « Oui, mais si je suis au milieu d’une tâche, je dois le faire aussi au risque de me déconcentrer ? », j’ai envie de vous dire : mais que faites-vous à consulter votre messagerie en plein milieu d’une tâche ?!

Arrêtez de tout mettre en lu

Comme consulter et traiter des mails n’est pas pareil, vous avez peut-être la fâcheuse tendance à tout lire et à laisser le mail en suspens. C’est la meilleure idée possible… pour oublier de répondre !

Remettez en « marqué comme non lu » les mails qui nécessitent du temps pour répondre et que vous souhaitez traiter ultérieurement. Ainsi, la prochaine fois que vous consultez votre messagerie, vous le verrez d’emblée.

Ne répondez pas à tous les mails

Quand vous prenez votre courrier dans la boîte aux lettres et avez dix prospectus, avez-vous l’habitude d’appeler toutes les sociétés pour leur dire que vous n’êtes pas intéressé ?

Alors pourquoi ne faites-vous pas pareil avec votre mail ?

Répondez aux mails pertinents et oubliez le reste. Ayant une bonne trentaine de sites actifs, je reçois une grosse quantité de sollicitations commerciales. Quand la demande est incohérente et ou inintéressante, je ne réponds plus.

Ce n’est pas un manque de politesse, mais un choix de productivité.

Désabonnez-vous des listes inutiles

Existe-t-il un réflexe plus contreproductif que de mettre à la corbeille tous les mails d’un destinataire sans jamais les lire ? Si vous faites cela, pourquoi recevez-vous encore les messages ?

Prenez le réflexe de vous désabonner des newsletters qui ne vous servent pas. Si l’émetteur ne respecte pas votre choix, mettez-le en spam.

Faites le tri dans toutes ces newsletters inutiles que vous n’ouvrez même plus…

Visez l’Inbox (0)

Comme c’est bon d’arriver à l’inbox (0) (plus aucun message non lu). Cet objectif est à la mode dans les livres sur la productivité.

Je m’y astreins chaque vendredi soir. L’inbox (0) quotidien est tout simplement impossible avec ma méthodologie, notamment car vous avez les fameux mails nécessitant un temps de réponse mis en « non lus » et que je traite une fois tous les trois jours.

Néanmoins, le concept est bon : évitez d’avoir une montagne de messages non lus sous peine de déprimer en les voyant.

Faire des objets d’email clairs

Idéalement, un regard dans vos dossiers doit vous permettre de retrouver directement le sujet que vous recherchez. Les objets de mail doivent impérativement être clairs.

Je trouve que beaucoup de personnes ont tendance à mettre un objet très court de type « Problème sur mon site » ou « Achats ». Êtes-vous payé au mot mis dans l’objet ?

L’idée n’est pas de raconter votre vie dans le titre de votre message, mais de permettre en un coup d’œil de comprendre le sujet.

Ainsi, vous pourriez remplacer les deux exemples précédents par « Problème sur le menu de la page d’accueil de exemple-site.fr » ou « Achat 1000 x ref295 – à livrer avant le 12/12 ».

Préparer des mails type

Combien de fois répondez-vous les mêmes choses dans vos mails ? Toutes les professions sont concernées. Cela peut être une réponse à :

• Un prospect demandant vos tarifs ;
• Une candidature pour un stage ;
• Un renseignement sur vos horaires d’ouverture ;
• Une question sur le suivi d’une commande…

Faites des mails type. Quand vous répondez, il vous suffit de copier/coller, de personnaliser quelques champs (ex : Bonjour XXX, votre commande XXX) et le tour est joué.

Aborder un sujet par discussion

J’ai horreur des personnes qui répondent en créant une nouvelle discussion. Cela rend le suivi de l’échange impossible. Mais, à l’inverse, garder continuellement le même fil pour tous les messages est également peu pratique.

Quand je travaillais en agence, il m’est arrivé à mes débuts d’échanger sur un même fil de mails d’un compte-rendu d’audits, de l’envoi d’un devis, de la planification de la suite de la collaboration… Bilan, quand je recherchais ensuite une réponse précise, je devais souvent naviguer avec peine dans le flux de messages.

Une discussion = un sujet avec un objet clair, il n’y a pas mieux !

Mettre un message quand vous êtes en vacances

Pour vous mettre en confiance, je finis avec un point qui est souvent respecté dans le monde professionnel : la réponse automatique indiquant votre absence.

Pensez-y dès que votre absence dépasse les 48h. Un message d’absence efficace doit contenir les dates de votre absence et un contact pour gérer les urgences en votre absence.

ARTICLE RÉDIGÉ PAR :

Passionné de web, SEO, d’entrepreneuriat et d’organisation, je partage avec vous sur ce blog conseils et réflexions.

DENIS REPERANT, Editeur de sites web